Produktiv arbeiten im Home-Office: So kann das gelingen

Wer von zu Hause aus arbeitet, ist oft vom Chaos umzingelt. Das muss nicht sein: Wenn Arbeitsplatz und Kommunikation stimmen, Störungen sich auf ein Minimum reduzieren lassen und eine gehörige Portion Selbstdisziplin aufgebracht wird, ist das zu meistern. Dann muss nur noch der Chef mitspielen. 

Thomas Griesser Kym
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Home-Office ist nun allgegenwärtig. Ablenkung beispielsweise durch kleine Kinder aber ist tunlichst zu vermeiden, um produktiv arbeiten zu können.

Home-Office ist nun allgegenwärtig. Ablenkung beispielsweise durch kleine Kinder aber ist tunlichst zu vermeiden, um produktiv arbeiten zu können. 

Bild: Christian Beutler/Keystone

Es war vor bald zehn Jahren, am 18. Mai 2010. An diesem Tag lancierte der damalige Bundesrat Moritz Leuenberger in Bern den ersten nationalen «Home Office Day». Zu den Promotoren gehörte auch Oliver Gassmann, Professor für Technologiemanagement an der Universität St.Gallen.

Gassmanns Rechnung damals: Erwerbstätige pendeln im Schnitt 40 Minuten pro Tag. Das ergibt 300'000 unproduktive Stunden pro Woche. 

Einsparungen durch weniger Pendeln

Erleichterung schaffen könnte Home-Office. Die Überlegung des Professors: Jeder fünfte Erwerbstätige könnte einen Tag pro Woche von zu Hause arbeiten. Das würde im Jahr 216 Millionen Autokilometer und 125 Millionen Bahnkilometer sparen. Und punkto Umweltschutz 67'000 Tonnen CO2

Zehn Jahre später lautet die Rechnung 61 Minuten Pendeln pro Tag. Mit einem Tag Home-Office pro Woche von jedem fünften Erwerbstätigen könnten 188 Millionen Bahnkilometer, 324 Millionen Autokilometer und 105'000 Tonnen CO2 im Jahr gespart werden, sagte Gassmann in einem Webinar der HSG am Donnerstag.

Chaos im Home-Office

Oliver Gassmann, Technologieprofessor an der Universität St.Gallen.

Oliver Gassmann, Technologieprofessor an der Universität St.Gallen.

Bild: Urs Bucher

Heute nun finden sich wegen der Coronakrise urplötzlich viele Arbeitnehmende im Home-Office, und das zumeist mehr als einen Tag in der Woche, weil der Bundesrat das so empfiehlt. Es fahren weniger Züge, und auch in diesen hat es reichlich Platz, auf den Strassen ist viel weniger los. So weit so gut. Doch Gassmann sagt:

«Die Realität im Home-Office ist oft kritisch.» 

Dies deshalb, weil die Umgebung eine andere ist als im Büro. Die Kinder sind zu Hause, Räumlichkeit und Arbeitsplatz sind oft unzureichend, es gibt mal Streit und laute Musik usw. Kurzum: Die Konzentration leidet und damit auch die Produktivität. Gassmann hat darum «sechs wichtige Voraussetzungen» definiert, um auch im Home Office produktiv zu arbeiten.

Arbeiten fast wie im Büro

1. Wesentlich ist die Infrastruktur. Dazu gehört ein guter Arbeitsplatz samt stabilem Internet und Telefon.

«Es kann nicht der Wickeltisch sein und der Küchentisch nur, wenn man alleine ist.»

Gassmann empfiehlt, ritualisiert immer den gleichen Arbeitsplatz einzunehmen, «das kann auch ein Sofa sein, aber man sollte sich räumlich abgrenzen zur Freizeit». Um Nackenschmerzen zu vermeiden, sollte der Bildschirm auf Augenhöhe sein, und hilfreich seien Noise-Cancelling-Kopfhörer.

2. Wichtig ist auch visuelle Kommunikation. «Wir unterschätzen immer wieder die Bedeutung der nonverbalen Kommunikation, also der Körpersprache», sagt Gassmann. Zum Austausch sollen also nicht nur Telefon, E-Mail, Chats usw. verwendet werden, sondern auch hin und wieder Videokonferenzen. 

Geistige Rüstzeit

3. Es brauche« klare Regeln, wer wann wie erreichbar ist». Dienlich sein könnten auch informelle Treffs, um ab und zu bei jedem nachzufragen, wie es geht. «An unserem Institut haben wir zum Beispiel auch virtuelle Gipfelimeetings eingeführt», sagt Gassmann.  

4. Man muss den Umgang mit der Zeit lernen. Schon im Büroalltag gebe es im Schnitt 44 ungeplante Unterbrechungen pro Tag. «Das ist alle elf Minuten eine Störung.» Danach dauere es im Mittel acht Minuten als geistige Rüstzeit, um wieder auf das Niveau von vor der Unterbrechung zu kommen, sagt Gassmann, und:

«Das kann sich im Home-Office potenzieren.»

Deshalb sei es dort um so wichtiger, Zeitfenster zu definieren, in denen Störungen tabu sind, und man müsse die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit klarer ziehen.

Korrekte Kleidung

5. Arbeit im Home-Office erfordert «immense Selbstdisziplin».  Man müsse lernen, konzentriert am Stück zu arbeiten. Gassmann empfiehlt Einsteigern zunächst 30 Minuten und illustriert es so:

«Während dieser Zeit gibt es keinen Kaffee und kein Klo putzen.»

Zu lange am Stück arbeiten, sei indessen auch nicht gut. «Drei Stunden sind lang. Da muss man Pausen einbauen.» Sich bewegen, lockern, kurz Sport treiben, spazieren gehen, solcherlei Tipps hat Gassmann auf Lager. Wichtig sei auch die Psychohygiene: «Man muss sich nicht in einen Anzug kleiden, sollte aber auch nicht im Joggingdress oder Pyjama arbeiten.»

6. Dieser Ratschlag richtet sich an Vorgesetzte, die sich ergebnisorientierter Führung bedienen sollen. Das bedeutet: Ziele definieren, Bandbreiten setzen, den Kollegen im Home-Office aber Freiräume und Flexibilität lassen. Denn die Arbeit im Home-Office ist nicht gekennzeichnet von einem leicht messbaren Produktionsoutput, sondern wissensbasiert. Gassmann:

«Die interne Vertrauenskultur ist immens wichtig.»

Und: «Der Chef soll als Coach fungieren und den Mitarbeitenden erklären, warum was gemacht wird.» 

Eine Abkehr vom Home-Office gebe es nicht mehr

Wenn das alles gelingt, könne man im Home-Office produktiv arbeiten, zeigt sich Gassmann überzeugt. Und «einen Beitrag dazu leisten, dass das Unternehmen überlebensfähig bleibt». Der Professor ergänzt aber: Am besten sei wohl ein Mix aus Home-Office und physischer Kooperation in Teams. 

Und nach Überwindung der Coronakrise? Wird Home-Office dann wieder drastisch zurückgefahren? Gassmann winkt ab:

«Die Mitarbeitenden werden Home-Office einfordern und dies zurecht.»

Es gehe darum, Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und Arbeitsorten zu erreichen, dies aber stets ergebnisorientiert.

Webinare der Universität St.Gallen: So sind Sie dabei

Mit «HSG Insights: Management- und Führungstipps in der Corona-Krise» hat die Universität St.Gallen (HSG) in Zusammenarbeit mit der Executive School eine mehrwöchige Webinar-Reihe lanciert. Damit wird interdisziplinäres HSG-Wissen durch Online-Weiterbildung kostenlos zur Verfügung gestellt. Den Anfang machte am Donnerstag ein Webinar von Professor Oliver Gassmann über Produktivität im Home-Office.

Die Uni wolle mit dieser Reihe «einen Beitrag leisten, damit diese Krise schnell und mit möglichst kleinem Schaden überwunden werden kann». Auf der Startseite der Webinar-Reihe findet sich eine Übersicht, man kann sich dort anmelden und auch Aufnahmen vergangener Webinare anschauen. (T.G.)