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Ich bin abwesend bis...

Nüchtern bis langweilig sind sie, die Nachrichten, die mitteilen, dass Angestellte gerade Ferien machen, statt zu arbeiten. Wer Pfiff in die Abwesenheitsnotiz bringt, fällt auf. Doch das scheint gar nicht gefragt zu sein.
Diana Bula
In den Ferien statt am Bürotisch: Wie teile ich es den Geschäftskunden mit? (Bild: ky/Ennio Leanza)

In den Ferien statt am Bürotisch: Wie teile ich es den Geschäftskunden mit? (Bild: ky/Ennio Leanza)

Auf «Senden» drücken – und weg ist sie, die E-Mail. Weg ist auch der Empfänger, wie die automatische Nachricht zeigt, die kurz darauf eingeht. «Es ist Zeit. Zeit für süsses Nichtstun. Mozzarella di bufala mit frischen Tomaten, hausgemachte Glace und Baden im Mittelmeer sind nur einige Gründe, weshalb ich nicht oft online sein werde», steht da geschrieben. Weiter geht es: «Ich beantworte Mails je nach Wetter an meinem Ferienort und der Länge meiner Siesta.» Man liest noch einmal und staunt ob der Botschaft, die aus dem uniformen Brei der Abwesenheitsnotizen heraussticht. Und fast hat man das Gefühl, als liege der süssliche Duft von Glace nocciola nun auch im Büro in der Luft.

Besser langweilig als unseriös

«Ich bin abwesend und kehre zurück am 03/08/2015. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr erhalten Sie eine Antwort. Dringende Anfragen stellen Sie bitte per E-Mail an: xyz@xyz.xy oder per Telefon xyz xyz xy xy.» So heisst es üblicherweise, wenn jemand nicht arbeitet, sondern am Strand liegt. Der Empfänger weiss, wann der andere zurückkehrt, ob die E-Mail weitergeleitet wird und, falls nicht, an wen er sich wenden kann. Zweck erfüllt. Doch würde eine augenzwinkernde Botschaft Daheimgebliebenen den Geschäftsalltag nicht eher versüssen?

Business-Knigge-Trainer wie Nicole Veser aus Wolfhalden plädieren für Abwesenheitsnotizen «ohne individuellen Touch». Oft schreibe das Unternehmen ohnehin vor, wie eine solche Nachricht verfasst zu sein habe. «Wer frei von Vorgaben eine Abwesenheitsnotiz schreibt, sollte sich überlegen, wie viel Witz oder Individualität die Meldung enthalten darf, damit diese beim Leser – der ein Kunde sein könnte – keinen ungewollt unprofessionellen Eindruck hinterlässt», sagt Veser. In kreativen, jungen Branchen sei der Spielraum jedoch grösser als in klassischen Branchen wie Banken oder Treuhand.

Raiffeisen Schweiz stellt ihren Mitarbeitern denn auch via Intranet eine Vorlage für die Abwesenheitsmeldung zur Verfügung, wie Mediensprecherin Simone Isermann bestätigt. Eine individuelle Anpassung der Vorlage sei grundsätzlich möglich. «In der Praxis halten sich aber die meisten Mitarbeiter an den Text.» Die Bankenbranche sei geprägt von einem eher nüchternen Schreibstil, bei dem auf blumige Beschreibungen verzichtet werde.

«Kein zweites Facebook»

Auch Marco Casile, Mitinhaber der St. Galler Kommunikationsagentur Festland, rät, zurückhaltend zu sein: «Gibt man zu viel von sich preis und stimmt das nicht mit der Beziehung überein, die einen mit dem Empfänger verbindet, so kann das irritieren.» Das Heimtückische an solchen Nachrichten sei, dass sie sich an verschiedenste Menschen richte, an Auftraggeber und an Unbekannte ebenso wie an Freunde, die an die Geschäftsadresse mailen. Für seine Kunden, die er berät, sei die Mailsignatur oft Thema, der Abwesenheitsassistent aber nie – «obwohl dieser die Chance bietet, mit wenig Aufwand die Markensprache einfliessen zu lassen und dem Leser ein Schmunzeln zu entlocken». Bei Festland intern gibt es diesbezüglich keine Vorschriften. Casile selber lässt jeweils Formulierungen wie «Ferienland statt Festland» einfliessen, um mitzuteilen, dass er ausser Büro sein wird. «Würde ein Mitarbeiter aber über seine Essensgewohnheiten in den Ferien berichten, würden wir ihn wohl bitten, das zu ändern. Schliesslich soll die Abwesenheitsnotiz nicht zu einem zweiten Facebook verkommen», sagt Casile.

Personalisierung im Trend

Markus Grutsch, Arbeitspsychologe an der Fachhochschule St. Gallen, meint, dass eine Abwesenheitsmeldung mit «Mozzarella di bufala und Co.» zwar zu einem Weinhändler passe, dessen Geschäft auf Sinnlichkeit basiere – nicht aber etwa zur Beratungsbranche. «Dass vermehrt solche individuellen Nachrichten auftauchen, widerspiegelt den Personalisierungstrend, den Facebook und andere Social-Media-Portale ausgelöst haben.» Bei den Mailsignaturen zeichne sich dieser bereits deutlicher ab: Fotos der Mitarbeiter oder andere Motive würden angehängt, Texte eingearbeitet, auf soziale Geschäftsnetzwerke wie Xing verlinkt. «Wie individuell auch immer – ein Eindruck darf bei Abwesenheitsnotizen nie entstehen: Ätsch, schau wie gut ich es habe, während du schuftest.»

Der Absender der eingangs zitierten Notiz (übrigens ein Social-Media-Experte) hat sich aus anderen Gründen für die auffällige Version entschieden: «Weil ich in allem, was ich mache, eine persönliche Note einbringen will. Weil ich überraschen möchte. Alle Reaktionen waren bisher positiv.» Wer nach dem Lesen dennoch Ärger statt Freude verspürt, weil der andere in sommerlicher Leichtigkeit schwelgt und nicht im Büro schmort, dem hilft vielleicht: Die nächsten Ferien kommen, auch für den Daheimgebliebenen.

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