Stadtrat wartet vorerst ab

Das Stadtparlament verabschiedete im Juli eine parlamentarische Erklärung, worin der Stadtrat aufgefordert wird, die heutigen IT-Dienstleistungen der VRSG mittels Richtofferten zu überprüfen. Nun liegt ein Bericht darüber vor.

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WIL. Seit mehr als 40 Jahren bezieht die Stadt Wil Informatikdienstleistungen von der Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen AG (VRSG). Vergleichbare Angebote von anderen IT-Anbietern wurden nicht überprüft. Dies jedoch forderte das Parlament im Juli mit der Verabschiedung einer parlamentarischen Erklärung (siehe Infokasten).

Bericht in Auftrag gegeben

In Nachachtung dieser parlamentarischen Erklärung hat der Stadtrat einen entsprechenden Bericht zu dieser Thematik in Auftrag gegeben. Dieser Bericht wurde in Zusammenarbeit mit der BSG Unternehmensberatung AG erstellt, welche auch bei der Erarbeitung der Informatikstrategie der Stadt Wil federführend gewesen war und daher die Rahmenbedingungen und Zusammenhänge betreffend der städtischen IT kennt. Der Stadtrat hat den Bericht, der sich exemplarisch auf die Beschaffung einer neuen Finanzsoftware bezieht, zur Kenntnis genommen und ihn mit der Geschäftsprüfungskommission GPK des Parlaments vorbesprochen. Zudem wurde der Bericht den Parlamentsfraktionen zugestellt.

Teures Submissionsverfahren

Bezüglich der Vergabe für IT-Produkte hält der Bericht fest, dass die Vergabestelle – hier der Stadtrat – vor der Einleitung eines Submissionsverfahrens Richtofferten einholen könne, ohne dass eine unmittelbare Absicht vorliegt, eine Beschaffung vorzunehmen. Das Gemeinwesen könne sich beispielsweise im Hinblick auf die Budget- und Kreditbewilligung Informationen über vorhandene Produkte und/oder Preise im Markt beschaffen. «Ein solches Vorgehen ist submissionsrechtlich dann problematisch, wenn im Hinblick auf eine bevorstehende Beschaffung im Zusammenhang mit der Ausarbeitung von Elementen der Submissionsunterlagen wie Pflichtenheft oder technische Anforderungen usw. entsprechende Informationen bei möglichen Anbieterfirmen eingeholt werden. Diese Firmen, die sich im Rahmen der Vorbereitung einer Submission mit dem Beschaffungsgegenstand beschäftigen, indem sie zur Abgabe einer Richtofferte oder zur Stellungnahme zu technischen Kriterien eingeladen werden, dürfen aufgrund einer möglichen und wahrscheinlichen Vorbefassung am Submissionsverfahren nicht teilnehmen. Daher werden in der Praxis mögliche Anbieterfirmen auf die Erstellung einer Richtofferte verzichten, um ihre rechtlichen Möglichkeiten in künftigen Submissionsverfahren nicht von Vornherein zu schmälern (Art. 5 bis VöB SG)», hält der Bericht fest. Zudem sei bei der Erstellung der notwendigen Unterlagen für eine Richtofferte auch der finanzielle Aspekt zu beachten: Für die Erstellung von Submissionsunterlagen respektive für die Durchführung eines Submissi-onsverfahrens sei bei einem komplexen System mit Kosten zwischen 50 000 und 70 000 Franken zu rechnen. Allein für die Anforderungserhebung, die notwendig ist, wenn eine Richtofferte aussagekräftig sein soll, würden die Kosten zwischen 20 000 und 30 000 Franken betragen, so der Bericht. Noch nicht eingerechnet sind interne Auf-wendungen, welche nach einer Schätzung zwischen 20 und 30 Tagen liegen können.

Ergebnis Rechtsstreit abwarten

Ebenfalls, so der Bericht weiter, seien Fragen betreffend Schnittstellen zu bereits eingesetzten Programmen und zur städtischen Gesamt-IT-Architektur zu klären. Bezüglich der Beschaffung einer neuen Finanzsoftware teilt der Stadtrat mit, dass seitens der Stadt Wil derzeit kein Beschaffungsentscheid gefällt wird, sondern zuerst das Ergebnis des Rechtsstreits anderer St. Galler Gemeinden mit der Firma Abacus abgewartet werde. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe für diese IT-Beschaffung zulässig ist, wie es im Bericht zum Ausdruck kommt, sei ein solches Vorgehen für die Stadt Wil eine ernsthafte Option. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe nicht möglich ist, werden die St. Galler Gemeinden wohl gemeinsam eine Ausschreibung vornehmen. Zudem will die Stadt Wil mit anderen Städten die Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen AG VRSG sensibilisieren, ihre Preispolitik zu überdenken. In diesem Sinne wurde der Geschäftsführer der VRSG, Peter Baumberger, zum Städtetreffen vom 9. November eingeladen. In der Aufgaben- und Leistungsüberprüfung, die in der Verwaltung der Stadt Wil durchgeführt wird, ist zudem die Neuverhandlung grosser IT-Verträge als eine von vielen Massnahmen vorgesehen. (sk/red.)