Der Zeiträuber lauert in der Mailbox

Mails, Anrufe, spontane Besprechungen: Der Chef kommt nicht vom Fleck. Am Wirtschaftsforum inspirierte Alexander Fust die Teilnehmenden mit Tips zum Selbst- und Zeitmanagement.

Andrea Häusler
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War beim anschliessenden Apéro ein gefragter Mann: Referent Alexander Fust (Mitte). Bild: Andrea Häusler

War beim anschliessenden Apéro ein gefragter Mann: Referent Alexander Fust (Mitte). Bild: Andrea Häusler

Das Gute vorweg: Er lässt sich überlisten, der Zeitdieb namens E-Mail, dessen Inhalt wie ein Geschenk die Neugier weckt und gleichzeitig wachsam macht. Wie elektronische Nachrichten den (Berufs-)Alltag, die persönliche Befindlichkeit beeinflussen, zeigte Alexander Fust, Lehrbeauftragter und Habilitand an der Universität St. Gallen sowie KMU-HSG-Projektleiter am Flawiler Wirtschaftsforum, auf. Dies im Rahmen einer «Anleitung», anhand derer der Umgang mit der Zeit gestaltet werden kann.

Das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet zu haben, um abends konsterniert festzustellen, dass viele Aufgaben liegengeblieben waren, sei verbreitet, sagte Fust und erntete dafür Kopfnicken. Vier Ursachen macht er dafür verantwortlich: unklarer Focus, falsche Planung, Unterbrechungen und Mailflut. Den Zuhörerin im Lindensaal riet er dazu, zunächst die persönlichen, privaten und beruflichen Ziele und Visionen zu definieren, um dann möglichst viel Zeit in Dinge zu investieren, die zu einem passen und die man beherrscht. Langfristige Ziele seien in kurzfristige aufzuteilen und in den Alltag zu integrieren. Ansonsten laufe man Gefahr, zu viel Zeit in Unwesentliches zu investieren. Und dieses sollte delegiert werden. Zur Verbesserung der Planung riet Alexander Fust dazu, To-do-Listen anzulegen und die Aufgaben mit einem Kalender abzugleichen. «Jeder Tag muss realistisch geplant werden – anhand einer Must-do- und einer Can-do-Liste.» Wobei die wichtigen Aufgaben zuerst anzugehen seien. Zur Veranschaulichung gab Fust grosse Perlen in ein Glas und liess kleine Perlen in die Zwischenräume rieseln – dann füllte er das Glas zuerst mit dem Kleinkram. Die Anwesenden stellten fest: Es passten kaum mehr grosse Perlen (oder Aufgaben) rein. Sein Fazit: «Es gilt in Prioritäten zu denken.» Und diese nach einer Leistungskurve abzugleichen: «Sitzungen am Montagmorgen, wenn alle aus dem Weekend kommen, können teurer sein», scherzte Fust.

Sich ständig unterbrechen und in der Konzentration stören zu lassen, wirke sich negativ auf die Effizienz aus. Die Lösung: «Störungsfreie Zeiten für sich und Zeitfenster für die Mitarbeitenden einrichten.»

Und die Ablenkung durch die Mails? «Es genügt, sie zwei- bis dreimal täglich zu checken», ist Fust überzeugt. Für dringende Fälle gebe es ja das Telefon. Auch müssten nicht alle sofort bearbeitet werden. Nachdrücklich riet er davon ab, Mails nach Feierabend über das Smartphone zu lesen. Einerseits deshalb, weil das Gehirn Pausen brauche, um kreativ zu sein, und anderseits, weil dies einem erholsamen Schlaf nicht eben förderlich sei.