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In jeder Firma passiert es, keiner gibt es zu: Tatort Spesenformular

Überhöhte Spesenbezüge wie im Fall eines HSG-Instituts oder des Ex-Raiffeisen-Chefs kosten Organisationen und Firmen jährlich Unsummen. Das Problem: Prävention und Kontrolle fehlen – aber auch die Forschung lahmt.
Odilia Hiller
Das ist kein Professor, sondern ein Symbolbild. Über Art und Höhe des Spesenmissbrauchs an der Universität St. Gallen schweigen die Institution und der Kanton. (Bild: Getty)

Das ist kein Professor, sondern ein Symbolbild. Über Art und Höhe des Spesenmissbrauchs an der Universität St. Gallen schweigen die Institution und der Kanton. (Bild: Getty)

Dies ist ein Artikel der «Ostschweiz am Sonntag». Die ganze Ausgabe lesen Sie hier.

Es gibt kaum eine einfachere Methode, Geld vom Arbeitgeber zu stehlen, als mit Spesenbetrug. Ob es um die Abrechnung eines Essens geht, das nicht wirklich ein Geschäftsessen war, oder um Missbrauch im grossen Stil à la Bankenkapitän, der nur noch im Privatjet fliegt, Partys im Puff als Meetings abrechnet und sich mit der Geschäftslimousine ins Feriendomizil begibt: Gemäss einer ak­tuellen Studie des internationalen Verbands der Betrugsexperten ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) verlieren Unternehmen weltweit jährlich Milliarden durch betriebsinterne Veruntreuung.

Obwohl beim Spesenmissbrauch die einzelnen Beträge oft unbedeutend scheinen, häufen sich diese über die Zeit zu gewaltigen Summen an. Die Wirtschaftsprüfung wird nur selten darauf aufmerksam. Sehr wohl aber müssten sich die Geschäftsleitungen dafür interessieren – sofern sie nicht selbst darin verwickelt sind.

Die HSG-Mitarbeiter sind verunsichert

Zurzeit laufen im Auftrag des St. Galler Universitätsrats drei Disziplinarverfahren gegen Mitglieder eines HSG-Instituts. Welches Institut von der damit einhergehenden Administrativuntersuchung betroffen ist, darüber rätseln auch die Mitarbeitenden der Universität. Nur ein kleiner Kreis Eingeweihter auf Ebene des Universitätsrats und der Universitätsleitung ist informiert. Das bestätigen zahlreiche Befragte.

Eine Mitarbeiterin sagt, sie habe mittlerweile immerhin in Erfahrung bringen können, dass ihr eigenes Institut von den Untersuchungen nicht betroffen sei. Ein Wissenschafter bedauert im Gespräch, dass mit der Geheimhaltung des Namens des betroffenen Instituts ein Generalverdacht auf allen Instituten laste – mit Ausnahme des Instituts für systemisches Management und Public Governance von Johannes Rüegg-Stürm, der wegen der Raiffeisen-Affäre zurzeit ein Freisemester bezieht.

Dem gleichen Institut gehört auch Rektor Thomas Bieger an. Der Präsident des Universitätsrats, Regierungsrat Stefan Kölliker, hat es von Anfang an aus der Schusslinie genommen. Er sagt auch, es gehe um «gravierende und umfangreiche» Beträge (Ausgabe vom 22. Juni).

Die Universitätsleitung will auf Anfrage der «Ostschweiz am Sonntag» von einem Generalverdacht nichts wissen: «Die betroffenen Personen wurden selbstverständlich im Rahmen des ordnungsgemäss geführten Verfahrens wie gesetzlich vorgeschrieben über die Einleitung des Verfahrens informiert», lässt sich die HSG-Kommunikationsabteilung zitieren. Von einem Generalverdacht könne damit «keine Rede» sein.

Die Angst vor dem Ansehensverlust

Der Grund, weshalb Unternehmen und Organisationen interne Verfehlungen möglichst unter dem Deckel halten, ist simpel: Der Reputationsverlust durch entsprechende Schlagzeilen ist beträchtlich. Wann immer möglich versuchen Verantwortliche, auch die Justiz aus dem Spiel zu halten. Die Verfehlungen mittels eigener Disziplinarverfahren zu bewältigen, ist deshalb weltweit die gängigste Methode im Umgang mit internen Vermögensdelikten, sagt die ACFE-Studie.

Wie der Chef, so der Mitarbeiter

Schnell ist’s passiert: Mitarbeiter, welche die Erstattung fiktiver Ausgaben beantragen oder die tatsächlichen Betriebsausgaben in die Höhe treiben, gibt es viele. Reisekosten- und Spesenmissbrauch ist auch das Schwerpunktthema des «Fraud Newsletter» der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young (EY) vom Juni 2018. Unter diese Betrugsform fallen:

1. Reisen in einer höheren Klasse (Business oder 1. Klasse) oder mit einer Limousine/Taxi, wenn öffentliche Verkehrsmittel ausreichen würden.

2. Hinzufügen von Trinkgeld zu Rechnungen, obwohl es bereits enthalten war. Oder Aufstocken der tatsächlich bezahlten Trinkgeldhöhe.

3. Besuch eines gehobenen Restaurants, wenn ein einfacheres zur Verfügung gestanden hätte.

Einige Beispiele für fiktive Ausgaben:

1. Gegenstände, die ausschliesslich für persönliche Zwecke genutzt werden (Lebensmittel, Benzin, Urlaubsreisen).

2. Kosten für Reisen, die nicht stattfanden (Geschäftsreise wurde storniert und Tickets wurden zurückerstattet).

3. Fälschen oder Manipulieren von Belegen (Ändern von Beträgen, Erstellen gefälschter Rechnungen, Ändern von Stammdaten).

Die Experten von Ernst & Young raten Unternehmen – wohl nicht ganz uneigennützig – zu besseren Kontrollmechanismen. Dazu zählen sie das Erstellen einer Reisekosten- und Spesenrichtlinie, die «Einzelheiten zu verbotenen Aktivitäten und Ausgaben enthält».

Ebenfalls werden «sinnvolle Genehmigungsverfahren» empfohlen. Und nicht zuletzt ermahnen sie das Management zur Wahrnehmung seiner Vorbildfunktion. Alles andere pulverisiere die Glaubwürdigkeit jeglicher Massnahmen.

Alexander Schuchter, Experte für Wirtschaftskriminalität, Autor des Buches «Wirtschaftskriminalität und Prävention» und Inhaber einer Beratungsfirma mit Sitz in St. Gallen, sagt, der Reputationsverlust durch bekannt gewordene betriebsinterne Finanzdelikte könne für Unternehmen zu Schwierigkeiten mit Behörden und Lieferanten, einer schlechteren Mitarbeitermoral, aber auch zu Rekrutierungsproblemen führen. «Fähige Fachkräfte lassen sich ungern von Firmen engagieren, die wegen Finanzdelikten im Gerede sind», so der Experte.

Das Zusammenspiel dieser Faktoren schliesslich könne – nebst dem verlorenen Geld – zu geringeren Umsätzen und weniger Innovation führen. Schuchter betont, Fehlverhalten von Mitarbeitenden könne alle Unternehmen und Organisationen treffen. «Unternehmen, wo das nicht passiert, sind die Ausnahme, nicht die Regel.»

Die Dunkelziffer an Fällen – auch grösseren Ausmasses –, die nie an die Öffentlichkeit kommen, dürfte gigantisch sein. Betrugsfälle wie bei Postauto AG, Fifa oder Raiffeisen bilden demzufolge nur die Spitze des Eisbergs.

Was der Experte bedauert: Die Prävention von Veruntreuung – von Spesenmissbrauch bis schwerer Bilanzfälschung – stecke in der Betriebswirtschaftslehre und den Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Die meisten In­stitutionen würden sich frühestens Gedanken um die Vorbeugung machen, wenn es schon zu Fehlverhalten gekommen ist. Und man streng genommen nicht von Prävention sprechen könne, sondern von Schadensbegrenzung.

«Das ist viel zu spät», sagt Schuchter. Er plädiert deshalb nicht primär für mehr Kontrolle und striktere Vorgaben, sondern für einen Bewusstseinswandel in den Unternehmen, aber auch in der Öffentlichkeit. Oft würde es schon helfen, innerhalb des Unternehmens mehr Transparenz zu schaffen und die Mitarbeiter gezielt für diese Themen zu sensibilisieren.

Als weitere Punkte nennt er die Schulung interner Revisionsexperten, die Investition in kompetentes Personal mit echter Expertise und die Schaffung von Ombudsstellen.

Dass im deutschsprachigen Raum in den Wirtschaftswissenschaften kaum zu Wirtschaftskriminalität geforscht wird, sieht der Lehrbeauftragte der Universität Zürich und der Universität St. Gallen als weiteren Mangel.

«Im Unterschied zum angelsächsischen Raum, wo die ­Eliteuniversitäten zum Thema Wirtschaftsdelikte aktiv und erfolgreich forschen, gibt es bei uns nur sehr wenig Forschung auf diesem Gebiet. Weshalb ich recht wenige Kollegen habe», sagt Schuchter

Das Feld der Wirtschaftskriminalität wird weitgehend den Juristen überlassen. Obwohl auch diese meist erst nach dem Delikt ins Spiel kommen.

«Dabei wäre es wichtig, dem Thema auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht schon viel früher mehr Aufmerksamkeit zu schenken – auch in der Ausbildung», sagt Schuchter.

In der Schweiz verfügt die Fachhochschule Luzern als einzige Bildungsstätte über einen interdisziplinären Studienbereich Wirtschaftskriminalistik. An der Wirtschaftseliteuniversität St. Gallen wie auch an den anderen Schweizer Universitäten sucht man vergeblich nach einem entsprechenden Lehrstuhl. Und so bleibt die wissenschaftliche Analyse der gigantischen Anzahl an Wirtschaftsdelikten mehrheitlich unerledigt. (oh)

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