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ST.GALLEN: Speichern für die Ewigkeit

Martin Lüthi hat eine der wichtigsten Aufgaben im Kanton St.Gallen. Er ist zuständig für die digitale Sicherung wichtiger Dokumente im Staatsarchiv. 2018 soll ein digitaler Lesesaal in Betrieb gehen.
Patrick Baumann
Martin Lüthi ist im Staatsarchiv St. Gallen zuständig für das Projekt der digitalen Langzeitarchivierung. Bild: Urs Bucher (Bild: Urs Bucher (Urs Bucher))

Martin Lüthi ist im Staatsarchiv St. Gallen zuständig für das Projekt der digitalen Langzeitarchivierung. Bild: Urs Bucher (Bild: Urs Bucher (Urs Bucher))

ST.GALLEN. VHS-Kassetten, Disketten und MiniDiscs haben etwas gemeinsam: Sie sind Beispiele für Speichermedien, die dem stetigen technologischen Fortschritt zum Opfer fielen. Ersetzt wurden sie durch kleinere, leistungsfähigere Alternativen. Auf den ersten Blick eine positive Entwicklung. Problematisch wird es nur, wenn die Lesbarkeit der überholten Datenträger nicht mehr gewährleistet ist. Wenn beispielsweise auf VHS-Kassetten aufgenommene Ferienvideos mangels Abspielgerät nicht mehr angeschaut werden können.

Der rasche technologische Wandel stellt nicht nur Hobbyfilmer, sondern auch das Staatsarchiv St.Gallen vor grosse Herausforderungen. Dort startete man vor rund neun Jahren auf Anordnung der Regierung ein Projekt zur digitalen Langzeitarchivierung, mit dem Ziel, die vielen tausend Dokumente der unterschiedlichen Behörden zeitgemäss zu archivieren. «Unsere Aufgabe ist es, erhaltungswürdige Unterlagen, beispielsweise des Kantonsrats, der Regierung oder der Gerichte, aber auch der ganzen Staatsverwaltung dauerhaft zu sichern und im Rahmen der geltenden rechtlichen Regelungen öffentlich zugänglich zu machen», sagt Martin Lüthi, der für die elektronische Archivierung im Staatsarchiv St.Gallen zuständig ist.

Die Archivierung dient der historischen Forschung, aber auch der Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns und der Rechtssicherheit.

Das richtige Dateiformat ist entscheidend

Die Anforderungen an ein solches digitales Langzeitarchiv sind zahlreich und hoch. «Ziel ist, dass die Daten auch in Zukunft noch lesbar sind. Dazu brauchen wir sogenannt archivtaugliche Dateiformate», sagt Martin Lüthi. Das allgegenwärtige Problem überholter Formate soll also verhindert werden. In Zusammenarbeit mit weiteren Staatsarchiven hat die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen deshalb einen Katalog mit passenden Dateiformaten herausgegeben. «Geschriebene Dokumente werden beispielsweise im PDF/A Format gespeichert.» Bei den archivtauglichen Dateiformaten sei man sich sicher, dass sie in 10 bis 20 Jahren noch lesbar seien. «Dann muss man die Dokumente eventuell in ein neues Format überführen.» Zusätzlich trägt die Vereinheitlichung auch zu Kosteneffizienz bei, weil Synergien mit anderen Staatsarchiven genutzt werden können.

«Wichtig ist zu verstehen, dass nicht alle Dokumente archivwürdig sind», sagt Lüthi. «Gespeichert werden im Staatsarchiv St.Gallen maximal fünf Prozent der anfallenden Dokumente. Die restlichen Daten können gelöscht werden.» Dies habe den Vorteil, dass Speicherkosten gespart werden können. Die Archivierung neuer Daten geschieht teils automatisch, teils manuell. «Bis jetzt haben wir ungefähr 10 bis 15 Terabyte an elektronischen Daten archiviert.» Gespeichert werden die Daten auf drei räumlich getrennten, gespiegelten Systemen. «Durch die Trennung der Systeme ist die Verfügbarkeit der Daten auch im Katastrophenfall noch gewährleistet», sagt Lüthi.

Bequemer Zugriff von zu Hause

Um dem wachsenden Bedürfnis nach rund um die Uhr verfügbaren Informationen gerecht zu werden, wird derzeit ein digitaler Lesesaal entwickelt. Die Idee dahinter ist simpel. «Der Benutzer soll über eine Suchfunktion auf der Homepage möglichst alle elektronisch archivierten Dokumente online und von zu Hause aus einsehen können.» Der Besuch im Staatsarchiv würde damit teilweise entfallen. Eine erste Version dieses digitalen Lesesaals soll 2018 verfügbar sein.

Eine Herausforderung in diesem Zusammenhang stellt der Datenschutz dar. «Heute stellen Interessierte einen schriftlichen Antrag auf Einsicht in nicht öffentlich zugängliche Dokumente.» Künftig soll auch dies elektronisch geschehen. «Zugänglich gemacht wird das Dokument dann lediglich für den betreffenden Benutzer und die Dauer der Bearbeitung. Danach wird der Zugang wieder gelöscht», sagt Lüthi. Wichtig sei, dass der Nutzer nie direkten Zugang zum System habe. «Dem Benutzer wird jeweils nur eine Kopie des Dokuments auf einer separaten Plattform zugänglich gemacht.» Der digitale Lesesaal soll als «Open-Source-Lösung» verfügbar sein. «Das bedeutet, dass er auch von anderen Archiven benutzt und im besten Fall weiterentwickelt werden kann.»

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