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Nach der Spesenaffäre: Die HSG durchleuchtet alle Institute

Die Leitung der Universität St.Gallen reagiert auf den lockeren Umgang mit Spesen an mehreren Instituten. Sie unterzieht nun sämtliche Institute einer Sonderprüfung.
Regula Weik
Beim kürzlich publik gewordenen Spesengebaren an einzelnen Instituten der Universität St. Gallen sah die Mehrheit des Kantonsparlaments rot. (Bild: Urs Bucher)

Beim kürzlich publik gewordenen Spesengebaren an einzelnen Instituten der Universität St. Gallen sah die Mehrheit des Kantonsparlaments rot. (Bild: Urs Bucher)

Die Erkenntnisse der kantonalen Finanzkontrolle brachten das Fass definitiv zum Überlaufen. «Diese Spesenbezüge müssen Konsequenzen haben.» «Derartige Verfehlungen müssen mit aller Konsequenz geklärt und bestraft werden.» «Masshalten scheint an der HSG ein Fremdwort zu sein.» Die Töne, die vergangene Woche im St.Galler Kantonsparlament angeschlagen wurden, waren harsch und unmissverständlich. Was war geschehen? Der Revisionsbericht der Finanzkontrolle hatte den Schluss nahegelegt: Ein lockerer bis fahrlässiger Umgang mit Spesen scheint an manchen Instituten der Universität Alltag zu sein. Unsauber abgerechnete Geschäftsreisen, Erstklass-Flüge, reglementswidrige Honorarzahlungen: Die Mängelliste der Finanzkontrolle ist lang.

Den Ärger der Parlamentarier verschärft hatte der Weg, auf welchem sie davon erfuhren – nicht etwa von der Leitung der Universität, sondern aus den Medien. Der Revisionsbericht der Finanzkontrolle, ein vertrauliches Dokument, liegt unserer Zeitung vor (Ausgaben vom 16., 20. und 26. Februar). «Und wann hören wir endlich etwas von der Uni selbst?» wurde denn auch im Parlament moniert.

Weitere Fälle sind nicht ausgeschlossen

Thomas Bieger. (Bild: Urs Bucher)

Thomas Bieger. (Bild: Urs Bucher)

Gestern war es soweit. Die Universitätsleitung hat einen umfangreichen Massnahmenplan vorgelegt. Sie reagiert damit auf die Erkenntnisse der Finanzkontrolle – und sie unterzieht nun sämtliche Institute einer Sonderprüfung. Damit beauftragt sind die Geschäftsleitenden Ausschüsse, neben dem Direktorium das Aufsichtsorgan des jeweiligen Instituts. Es sei nun Aufgabe dieser Ausschüsse, die von der Finanzkontrolle zu ihrem Institut gemachten Feststellungen «vertieft abzuklären, Konsequenzen zu beschliessen und durchzusetzen», sagt Thomas Bieger, Rektor der Universität St. Gallen. Nichtregelkonformes Verhalten werde sanktioniert. Mögliche Massnahmen reichen von Rückzahlungen bis zu personalrechtlichen Konsequenzen. Die Sonderprüfung soll im Frühherbst abgeschlossen sein. «Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass dabei weitere Fälle auftauchen», sagt Bieger. Denn die Finanzkontrolle habe die Spesen- und Honorarabrechnungen – wie üblich – nur stichprobenartig geprüft.

«Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass weitere Fälle auftauchen.»

Seit Anfang Februar gelten an der HSG ein verschärftes Spesenreglement und strengere Regeln beim Visieren von Rechnungen und Belegen. Neu müssen für sämtliche Spesen die Originalbelege vorgelegt und die verwendeten Verkehrsmittel und Hotelübernachtungen präziser dokumentiert werden. Bei Abweichungen muss vorgängig eine Genehmigung eingeholt werden. Spesenpauschalen wurden abgeschafft.

Externe Anlaufstelle für Whistleblower schaffen

Auf die Frage, ob die bereits getroffenen und die nun neu angeordneten Massnahmen (siehe Kasten) ausreichen, um dem lockeren Umgang mit Spesen- und Honorargeldern einen Riegel zu schieben, antwortet Bieger: «Wir setzen alles daran, die Missstände zu beheben.» Und weiter: «Wir wollen nicht nur einzelne Fehler korrigieren, sondern einen grundlegenden Kulturwandel einleiten.» Um diesen zu erreichen, seien «harte Massnahmen wie Sanktionen sowie interne Gespräche» nötig.

«Der Kulturwandel ist nicht von heute auf morgen zu haben.»

«Der Kulturwandel ist nicht von heute auf morgen zu haben», sagt der HSG-Rektor. «Das ist ein längerfristiger Prozess.» So werden sämtliche Reglemente, insbesondere jene zu Spesen und Auszahlungen, auf einer zentralen Datenbank aufgeschaltet. Diese ist allen Instituten zugänglich und enthält auch umfassende Beispiele zur konkreten Anwendung. «Regulierungen lösen etwas aus», so Bieger. Zudem wird ein Verhaltenskodex für sämtliche Angehörige der Universität entwickelt. Bereits seit Frühling müssen alle neu an der HSG tätigen Professoren einen Einführungskurs besuchen. Weiter soll die seit sechs Jahren bestehende Ombudsstelle der Universität ausgelagert und zu einer von der HSG unabhängigen Institution ausgebaut werden. Sie soll künftig auch als Anlaufstelle für Whistleblower dienen.

Den publik gewordenen Erkenntnissen der Finanzkontrolle gewinnt der Rektor durchaus auch Positives ab: «Sie beschleunigten einige Prozesse, und wir arbeiten heute mit mehr Energie daran.» Im Nachhinein stelle sich auch die Frage, ob die Arbeiten an Governance und Compliance früher und rascher hätten angegangen werden sollen. «Wir waren in den vergangenen Jahren mit zahlreichen Ausbauprojekten beschäftigt und absorbiert», so Bieger. Doch es sei müssig, allfällige Schuldige für die möglicherweise falschen Prioritäten zu suchen. «Wir schauen vorwärts.»

Verhaltenskodex, Whistleblower-Stelle, Schulungen

  • Schaffung einer für alle Institute zugänglichen Wissensdatenbank über die Anwendung bestehender Reglemente, insbesondere in den Bereichen Spesen und Auszahlungen. Regelmässige verpflichtende (Wiederholungs-) Schulungen im Compliance-Bereich für alle Angehörigen der Universität (bis Ende April 2019, fortlaufend).
  • Überarbeitung der Reglemente über Nebentätigkeiten und Institutsvermögen (bis Ende Mai).
  • Ausbau der heutigen Ombudsstelle der Universität zu einer externen und von der Universität unabhängigen Institution, die auch als Anlaufstelle für Whistleblower dienen soll (bis August).
  • Entwicklung eines Verhaltenskodex für alle Angehörigen der Universität (bis Ende September).
  • Abschluss des seit 2017 laufenden Projekts über die Schaffung eines zeitgemässen, integrierten, internen Kontroll- und Steuerungssystems. Gleichzeitig soll eine interne Revision geschaffen werden, die künftig direkt an den Universitätsrat und das Rektorat berichtet (bis Ende Jahr).
  • Überarbeitung des Reglements über Auszahlungen an Institutsangehörige, dazu gehören auch die Themen Dozierenden-Honorare und Geschäfte mit eigenen Firmen von Institutsangehörigen (bis Ende Jahr).
  • Verstärkte Konzentration von Prozessen in den Bereichen Buchhaltung, Beschaffung und Personal, dadurch werden die Institute entlastet, und es wird darüber hinaus eine Verbesserung von Transparenz und Qualität erzielt (bis Ende Juni 2020). (cz)

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