Hauptwil-Gottshaus digitalisiert das Gemeindearchiv

Die Digitalisierung macht auch vor Gemeindearchiven nicht Halt. Der Umstand, dass viele Akten nicht mehr im Original aufbewahrt werden müssen, lindert die Platznot zusätzlich, wie das Beispiel von Hauptwil-Gottshaus zeigt.

Georg Stelzner
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Gemeindepräsident Matthias Gehrig entfernt Akten aus dem Gemeindearchiv von Hauptwil-Gottshaus. Dieses wird neu organisiert. (Bild: Reto Martin)

Gemeindepräsident Matthias Gehrig entfernt Akten aus dem Gemeindearchiv von Hauptwil-Gottshaus. Dieses wird neu organisiert. (Bild: Reto Martin)

Es ist noch gar nicht lange her, da platzten die Archivräume der Politischen Gemeinde Hauptwil-Gottshaus aus allen Nähten. Laut Gemeindepräsident Matthias Gehring hatte sich die Lage schon so zugespitzt, dass man auch Bereiche, die eigentlich der Verwaltung zur Verfügung stehen sollten, für die Unterbringung von Akten beanspruchen musste.

Wer sich heute im Gemeindehaus in Hauptwil umsieht, trifft eine völlig andere Situation an: Ins Auge stechen jetzt zahlreiche leere Regale. Rund die Hälfte der archivierten Dokumente befinden sich nicht mehr hier, und ein Grossteil wird auch nicht mehr an den früheren Platz zurückkehren.

Umstellung auf elektronisches Archiv

«Wir sind im Begriff, unser Archiv mit Hilfe des Kantons zu reorganisieren und erste Schritte Richtung Digitalisierung zu machen», erklärt Gehring. Im Budget 2018 seien für diesen Zweck 100000 Franken eingesetzt. «Es ist eine Investition, die sich lohnen wird», ist der Gemeindepräsident überzeugt.

Aussortierte Papiere kommen in den Schredder Rund die Hälfte aller Dokumente befindet sich Laut Gehring derzeit ausser Haus. Die Schriften würden von Fachleuten des Staatsarchivs in Frauenfeld gesichtet und im Rahmen einer Selektion unterteilt: in Papiere, die entsorgt werden können und in solche, die aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen weiterhin im Original zu archivieren sind.

«Wir werden eine entsprechende Liste erhalten und entsprechend handeln», sagt Gehring. Dokumente, die nicht mehr archiviert werden müssen, würden von einer spezialisierten Firma abgeholt und geschreddert. Die Geheimhaltung sensibler Daten sei durch die Verwendung plombierter Transportbehälter gewährleistet, versichert Gehring.

Kein völliger Verzicht auf Originaldokumente

Ziel der Reorganisation sei es, 30 bis 50 Prozent des bisherigen Materials zu entsorgen und so Platz zu schaffen für jene Papiere, welche die Gemeinde auch künftig im Original aufbewahren muss. Das seien zum Beispiel Einwohnerdaten, das Geburtenregister, Dienstbarkeiten und Verträge. «Das Problem ist, dass es noch kein digitales Zertifikat gibt, und die Gefahr von Manipulationen durch Hacker völlig nicht ausgeschlossen werden kann», sagt Gehring.

Der Gemeinderat wird nach den Worten Gehrings seine Unter- lagen ab dem nächsten Jahr in digitaler Form ablegen. Anschliessend würden auch die diversen Verwaltungsabteilungen dazu übergehen. Der Gemeindepräsident geht davon aus, dass der Übergang zur vollständigen Digitalisierung in Hauptwil-Gottshaus während der nächsten drei Jahre erfolgen wird.

Die laufenden Arbeiten zur Reorganisation des Gemeindearchivs dürften seiner Einschätzung nach bis Ende 2019 abgeschlossen sein. «Der Registraturplan ist bereits an unsere Gemeinde angepasst worden», stellt Gehring fest.

Thurgauer Staatsarchiv leistet Hilfe

Seit drei Jahren unterstützt das Thurgauer Staatsarchiv die Gemeinden bei der Umrüstung auf elektronische Archive. Dieser von Adrian Oettli geleitete Dienst sortiert und strukturiert bestehende Papierarchive nach kantonalen Vorgaben und befreit sie – wenn nötig – auch von Schmutz und Schimmel. Die Dienstleistung des Kantons ist finanziell selbsttragend. Die Nachfrage seitens der Gemeinden ist so gross, dass der Archivdienst bis Ende 2019 bereits ausgebucht ist. (st)