Digitale Verwaltung
Roboterprozesse machen es möglich: Thurgauer Verwaltung arbeitet bald rund um die Uhr

Durch Digitalisierung will die Thurgauer Verwaltung kundenfreundlicher und zugleich effizienter werden. Zwei grosse Schritte wurden beim Betreibungsamt Weinfelden bereits gemacht: automatisierte Auszüge aus dem Betreibungsregister und das Scanning des gesamten täglichen Posteingangs.

Hans Suter
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Amtschef Roger Wiesendanger: «Ein Laptop genügt und Homeoffice ist jederzeit und fast überall möglich.»

Amtschef Roger Wiesendanger: «Ein Laptop genügt und Homeoffice ist jederzeit und fast überall möglich.»

Andrea Tina Stalder
(5. August 2022)

Wer eine Wohnung mieten möchte, muss dem künftigen Vermieter in den meisten Fällen einen aktuellen Betreibungsregisterauszug vorlegen. Und den möchte man dann so schnell wie möglich haben. «Derzeit werden jährlich rund 62'000 Betreibungsregisterauszüge ausgestellt», sagt Roger Wiesendanger. Er ist Leiter des Amtes für Betreibungs- und Konkurswesen (ABK) des Kantons Thurgau. Bei zwei Minuten pro Auszug entspreche das rund 2000 Arbeitsstunden pro Jahr, ordnet Wiesendanger ein.

Was liegt also näher, als sich Gedanken über eine Automatisierung dieses repetitiven Arbeitsvorgangs zu machen? Genau das hat das ABK gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung (KDV) unter der Leitung von Eva-Maria Boretti getan. Am Freitag wurden zwei konkrete Resultate den Medien vorgestellt.

Besserer Kundenservice und zugleich effizienter

Im Bezirk Weinfelden wurden in den vergangenen Monaten das Scanning des gesamten täglichen Posteinganges, der eDruck Tagespost sowie die amtsinterne Automation der Bewirtschaftung und Erstellung von Betreibungsregisterauszügen realisiert. Die Umstellung in den anderen Bezirken folgt laut Wiesendanger im zweiten Halbjahr.

Eva-Maria Boretti: «Das Alter ist kein Indikator. Nach meiner Erfahrung sind ältere Mitarbeitende nicht weniger digitalisierungsaffin.»

Eva-Maria Boretti: «Das Alter ist kein Indikator. Nach meiner Erfahrung sind ältere Mitarbeitende nicht weniger digitalisierungsaffin.»

Andrea Tina Stalder
(5. August 2022)

Realisiert wurde die Umsetzung mit dem Einsatz von «Robotic Process Automation»-Software, kurz RPA, wie Eva-Maria Boretti erklärt.

«Wo Masse existiert, lässt sich heute mit solcher Software arbeiten. Es ist aber keine künstliche Intelligenz, das ist technologisch etwas anderes.»

Der Prozess funktioniert folgendermassen: Eingehende Gesuche für Betreibungsregisterauszüge werden automatisch innerhalb des Amtes ausgeführt. Die Robotics-Software verarbeitet die Auszüge rund um die Uhr und somit auch ausserhalb von Bürozeiten und an Wochenenden. Die digitale Verwaltung ist sozusagen permanent am Arbeiten. «Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank des Dokumentenscannings von extern, etwa aus dem Homeoffice, auf alle Dokumente zugreifen und Auszüge und Dokumente versenden können», sagt Wiesendanger.

«Ein Laptop genügt und Homeoffice ist jederzeit und fast überall möglich.»

Der Ausdruck und die Verpackung der Briefe erfolgen automatisiert direkt im Postverteilzentrum Mülligen.

Tagespost wird eingescannt und digitalisiert

Wie aber kommen die Gesuche in das System? Dazu gibt es zwei Wege: online und Post. Wer das Gesuch online stellt auf der Website www.betreibungsamt.tg.ch/online-registerauszug, setzt mit der Bezahlung den Prozess sofort in Gang, ungeachtet des Tages oder der Tageszeit. Wird das Gesuch auf dem Postweg schriftlich eingereicht, muss es zuerst digitalisiert werden. Laut Wiesendanger wird die Post geöffnet, nach Kategorien geordnet, eingescannt und automatisch digitalisiert. Diese Automatisierung spart alleine bei den Betreibungsregisterauskünften rund 2000 Stunden pro Jahr. Zudem wird die Servicequalität für Kundinnen und Kunden durch die Reduktion von Antwort- und Servicezeiten erhöht.

Löst das bei den Mitarbeitenden keine Angst um ihren Arbeitsplatz aus? «Man darf die persönliche Ebene nicht unterschätzen», sagt Roger Wiesendanger.

«Es haben nicht alle Luftsprünge gemacht. Dieser Prozess ist auch mit Ängsten verbunden.»

Die gewonnene Zeit werde unter anderem für die immer häufiger komplexen Geschäfte eingesetzt. Geraten ältere Mitarbeitende stärker unter Druck als jüngere? «Das Alter ist kein Indikator», sagt Eva-Maria Boretti. «Nach meiner Erfahrung sind ältere Mitarbeitende nicht weniger digitalisierungsaffin.»