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Interview

Leiterin der Whistleblower-Meldestelle: «Ich bin die mit den negativen Geschichten»

Die ehemalige St.Galler SP-Regierungsrätin und Mediatorin Kathrin Hilber leitet die 2012 eingerichtete Meldestelle für Missstände in der St.Galler Verwaltung. Unter den jährlich 10 bis 15 Fälle habe einige «happige», sagt sie. Und sie begrüsst explizit die Schaffung einer ähnlichen Stelle bei der Universität St.Gallen.
Regula Weik, Christoph Zweili
Kathrin Hilber: «Klagende sind oft Seismographen für ein schlechtes Arbeitsklima.» Bild: Ralph Ribi (St. Gallen, 19. Juli 2019)

Kathrin Hilber: «Klagende sind oft Seismographen für ein schlechtes Arbeitsklima.» Bild: Ralph Ribi (St. Gallen, 19. Juli 2019)

Die Universität St.Gallen will nach mehreren Krisenfällen eine Whistleblowerstelle schaffen. Der Kanton St.Gallen war 2012 landesweit einer der ersten, der eine interne Meldestelle für Missstände in der Verwaltung schuf. Leiterin ist seit Beginn die ehemalige Regierungsrätin und Mediatorin Kathrin Hilber.

Wie steht es um die St.Galler Verwaltung?

Kathrin Hilber: Es gibt kaum Klagen, bei denen ich sagen müsste, es brennt an jeder Ecke. Ich werde auch nicht überrannt, pro Jahr sind es 10 bis 15 Fälle. So betrachtet muss ich sagen: Es läuft gut in der St.Galler Verwaltung.

Dann könnte sich der Kanton Ihre Stelle sparen?

Die Leute, die zu mir kommen, haben in der Regel bereits länger dauernde Probleme. Sie stecken in einem Konflikt, der sie oft ziemlich gezeichnet und verbraucht hat, und sie haben Angst.

Die Stelle ist also notwendig?

Ganz klar ja. Für diejenigen Personen, die den Weg zu mir finden, bin ich eigentlich der letzte Rettungshalm in einem lange schwelenden Konflikt. Es sind zum Teil happige Fälle, die bei mir landen.

Können Sie einen konkreten Fall nennen?

Nein. Die Gespräche, die ich führe, sind vertraulich. Es gilt die Schweigepflicht.

Verwaltungsmitarbeitende können volle Kanne über den Chef herziehen und ihn belasten, ohne dass sie sich zu erkennen geben?

Klagende müssen sich bei mir outen. Ich nehme keine anonymen Hinweise entgegen. Wichtig ist: Ich übernehme auch nicht einfach das Problem und bringe eine Lösung zurück. Die Klagenden müssen dabei sein, sich beteiligen. Meine Aufgabe ist, sie zu begleiten, zu coachen und zu befähigen, mit einer Art «Geheimkonzept» das Problem selber anzugehen. Sie sollen die vorgesetzte oder verantwortliche Person darauf ansprechen – ohne dass diese gleich merkt, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bei mir war.

Weshalb soll dies geheim bleiben?

Nirgendwo, nicht nur in der Verwaltung, hat man es gerne, wenn Mitarbeitende eine Ombudsperson aufsuchen. Ich bin identifiziert als «die Frau mit den negativen Geschichten». Das ist nicht immer einfach, aber es ist wichtig, dass jemand diese Rolle übernimmt.

Trotzdem schicken Sie die Hilfesuchenden zurück, um mit dem «Auslöser» ihrer Probleme nochmals zu reden.

Wichtig ist, dass zuerst alle Möglichkeiten geprüft werden, mit denen eine direkte Konfliktlösung erreicht werden kann. Ich habe deshalb mit Ratsuchenenden schon Rollenspiele gemacht und trainiert, wie sie etwas ansprechen können, wie sie mit Pokerface eine Teamsitzung oder eine Befragung durch den Chef überstehen.

Kann es zu zusätzlichen Spannungen kommen, wenn bekannt wird, dass jemand bei Ihnen war?

Ja, weil das Vertrauensverhältnis oft schon länger verletzt ist. Ich kenne aber auch Führungskräfte, die froh waren, dass ein schwelender Konflikt auf den Tisch kam und bearbeitet werden konnte. Oft weiss man oben nicht, wo es unten harzt. Klagende sind oft Seismographen für ein schlechten Arbeitsklima.

Kann es für Klagende Konsequenzen, wenn sie die Stelle aufsuchen?

Ich hatte einen Fall, wo dies eintraf. Da erhielt eine Person eine missbräuchliche Kündigung, weil bekannt wurde, dass sie bei mir gewesen war. Sie konnte sich aber rechtlich zur Wehr setzen. Der Fall betraf aber nicht St.Gallen.

Folglich den Kanton Glarus, dort sind Sie auch Ombudsfrau.

Ja. Man muss aber klar zwischen meinem Engagement im Kanton St.Gallen und jenem in Glarus unterscheiden. Meine hiesige Aufgabe ist eingeschränkter. Als Ombudsperson des Kantons Glarus oder des Bistums St.Gallen habe ich ein aktivere Rolle, Dabei kann ich nicht nur das Problem auf den Tisch bringen, sondern auch an Lösungen arbeiten.

Weshalb ist dies im Kanton St.Gallen nicht auch möglich?

Er hat sich für ein anderes Konzept entschieden. Es gibt, parallel zur Meldestelle für Missstände, in jedem Departement eine Ombudsperson. Diese ist aber intern und nicht unabhängig.

Das ist wenig bekannt. Von der Meldestelle wissen die Mitarbeitenden aber schon?

Neue Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung werden über das Angebot informiert. Wie stark die Stelle intern tatsächlich bekannt ist und wie sehr sich Mitarbeitende daran erinnern, sollten sie einmal Unterstützung brauchen, weiss ich nicht. Gross geworben wird für die Stelle nicht.

Klingt da eine leise Kritik am heutigen Konzept an?

Ich bin in regem Austausch mit dem Kanton.

Zurück zu Ihrer Arbeit: Personen, die Sie aufsuchen, erwarten von Ihnen eine Lösung ihres Konflikts. Das leisten Sie aber gar nicht?

Meine Aufgabe ist eine andere. Ich bin quasi der Briefkasten. Ich kläre ab, ob die Kritik berechtigt ist. Ich zeige Wege auf, den Konflikt zu lösen. Und ich bespreche mit der klagenden Person, ob ich ihre Kritik an die betroffene Stelle weitertragen soll. Das kann ein Vorgesetzter, ein Abteilungsleiter oder auch ein Regierungsmitglied sein. Und dann halte ich selbstverständlich den Finger darauf, dass die Kritik ernstgenommen und bearbeitet wird. Es sind wenige Fälle, bei denen ich aktiv in Erscheinung trete. Es dürfte über die Jahre betrachtet etwa ein Drittel aller Fälle sein.

Ist das für Hilfesuchende nicht frustrierend?

Klar erwarten die meisten von mir eine fertige Lösung. Wichtig ist, dass ein Weg aus der Sackgasse gesucht wird, dass ein Prozess und eine Kommunikation in Gang kommt. Das ist oft schon sehr viel und meist der wichtigste Schritt. Wunder kann auch ich nicht bewirken.

Hatten Sie auch schon mit Klagen über die Regierung zu tun?

Ich wurde schon bei Regierungsmitgliedern vorstellig. Sie sind in der Regel sehr kooperativ. Sie wissen um die Sensibilität von Arbeitskonflikten. Wenn diese über die Öffentlichkeit ausgetragen werden, wie etwa im Fall des Gewerblichen Berufs- und Weiterbildungszentrums St.Gallen, dann entsteht eine Dynamik und Emotionalisierung, die niemand sucht und niemandem hilft.

Trifft dies auch auf die Spesenfälle an der Universität St.Gallen zu?

Bis zu einem gewissen Grad, ja. Vorverurteilungen tragen nicht zur Lösung von Problemen bei.

Nun will die HSG eine externe Whistleblowerstelle schaffen. Ein richtiger Entscheid?

Sicher. Eine unabhängige, nicht zu verwechseln mit einer unkritischen Sichtweise, ist wichtig. Auch die ETH-Leitung gab im Juli bekannt, eine externe Ombudsstelle zu schaffen.

Hätte die Eskalation der Spesenaffären verhindert werden können, wenn es die geplante Stelle schon gegeben hätte?

Verhindern nein, aber die Geschichten hätten anders geklärt werden und die Unileitung hätte vielleicht proaktiver informieren können. Der Konflikt wäre deshalb nicht inexistent gewesen, aber die Lösung wäre eine andere gewesen.

Haben Sie sich für die neue, externe Ombudsstelle der HSG beworben?

Nein.

Wurden Sie angefragt?

(Schweigen)

Ihre Unabhängigkeit war bei Ihrer Wahl als Leiterin der kantonalen Stelle arg in Frage gestellt worden.

Ich habe einen Stellvertreter, Johannes Rutz. Von Beginn weg gilt die Abmachung: Sollte es je einen Fall aus meinem ehemaligen Departement geben, kommt mein Stellvertreter zum Zug.

An wen wenden Sie sich mit Ihren Konflikten?

Ich habe ein gutes Umfeld, das ich gerne zu Rate ziehe oder bei Bedarf auch externe Fachleute. Eine unabhängige Sichtweise ist in jedem Fall ein Gewinn.

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