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Untersuchung der Finanzkontrolle: So frivol gehen HSG-Professoren mit Spesen um

Entschädigungen für Barbesuche, First-Class-Flüge, Geschäftsessen ohne Belege: Ein Bericht der kantonalen Finanzkontrolle gibt Einblick in das Spesengebaren an einzelnen Instituten der Universität St.Gallen.
Andri Rostetter, Odilia Hiller, Regula Weik
Ein Revisionsbericht der kantonalen Finanzkontrolle zeigt teils schockierende Mängel bei Spesenbezügen und Abrechnungen an verschiedenen Instituten der Universität St.Gallen auf. (Bild: Urs Bucher)

Ein Revisionsbericht der kantonalen Finanzkontrolle zeigt teils schockierende Mängel bei Spesenbezügen und Abrechnungen an verschiedenen Instituten der Universität St.Gallen auf. (Bild: Urs Bucher)

Die Universität St.Gallen steht seit Monaten im Fokus, weil ein Rechtsprofessor mutmasslich massiv zu viel Spesen bezogen hat. Der Betroffene ist mittlerweile vollumfänglich freigestellt, die Universität hat Strafanzeige gegen ihn eingereicht. Jetzt zeigt sich: Ein lockerer bis fahrlässiger Umgang mit Spesengeldern gehört an vielen Instituten zum Alltag.

Was im HSG-Bericht der St.Galler Finanzkontrolle steht

Beispiele beanstandeter Bezüge nach Institut
Institut für Rechtswissenschaft und Rechtspraxis (IRP) Für eine Reise nach Berlin werden 14206 Franken über Spesen abgerechnet. Wofür das Geld ausgegeben wurde, ist unklar. Belege für die Ausgaben fehlen, es gibt keine Angaben zu den Teilnehmern. Das Institut stellt drei Rechnungen für externe Gutachten über total 60'800 Franken. Das Honorar geht vollumfänglich an Institutsangehörige. Das widerspricht den Richtlinien für Nebenaktivitäten. Laut dem Institut liegt ein Fehler vor. Man werde die Belege nachfordern, wo diese noch erhältlich sind.Das Institut will zusammen mit anderen Instituten eine allgemeingültige Regelung suchen.
Schweizerisches Institut für Klein- und Mittelunternehmen (KMU) Übernachtungen, Zugreisen, Geschäftsessen werden über Spesen abgerechnet. Belege für die Auslagen fehlen.Zwei Übernachtungen in einem 4-Stern-Hotel werden abgerechnet. Die eine Nacht kostet 112 Euro, die zweite 288 Euro. Begründet wird der Unterschied nicht.Zweimal wird im 5-Stern-Hotel übernachtet, die Nacht kostet rund 400 Franken. Das Spesenreglement sieht Übernachtungen im Mittelklasshotel vor.Institutsmitarbeiter fliegen Businessklasse in die USA. Der Zweck der Reise geht aus dem Beleg nicht hervor. Das Spesenreglement sieht Economyklasse vor. Die Buchaltung werde die Spesenabrechung «hinkünftig auf deren Einhaltung» prüfen.
Institut für Versicherungswirtschaft (IVW) Es werden Geschäftsessen abgerechnet, Grund und Teilnehmende sind nicht aufgeführt. Bei Auslandreisen werden auch Getränke bei Barbesuchen und ein Museumseintritt über die Kreditkarte abgerechnet. In vereinzelten Fällen wird mit Kreditkarten bezahlt, ohne dass Detailbelege vorgelegt werden. Neu werden zum Kreditkartenauszug alle Detailbelege beigefügt. Zudem will das Institut alle Rechnungen von 2018 zur institutseigenen Kreditkarte überprüfen. Auf die Abrechnung von Barbesuchen und Museumseintritten wird künftig verzichtet.
Institut für Marketing (IfM) Ein Mitarbeiter benutzt die Firmenkreditkarte geschäftlich und privat. Für Spesen von rund 4700 Franken liegen keine Belege vor. Die Kreditkarte wurde inzwischen abgegeben.
Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) Studierende übernachten an verschiedenen Tagen im 3-Stern-Hotel – die Nacht kostet zwischen 199 und 529 US-Dollar pro Person. Für eine Übernachtung im 4-Stern-Hotel werden 514 Franken abgerechnet. Zweck von Reise und Übernachtung werden nicht ausgewiesen.Eine lehrstuhlinterne Veranstaltung mit Mitarbeitenden des Instituts und des Executive Master of Business Engineering (EMBE) findet auf Mallorca statt. Für die Verpflegung an der Tagung für Wirtschaftsinformatik werden Kosten von 59000 Franken und 15000 Franken in Rechnung gestellt, ebenso Trinkgelder von 884 Franken und 769 Franken. Eine Regelung für die Abrechnung von Trinkgeldern gibt es nicht. Aufgrund internationaler Projekte sei es «manchmal notwendig, auch an teuren Orten zu übernachten, wo die Hotelpreise stark fluktuieren, ohne dass wir realistische Möglichkeiten zur Begrenzung der Preise haben», hält das Institut fest. Generell werde man aber künftig verstärkt auf eine «umfassende Dokumentation von Spesen aller Art» achten.
Institut für Wirtschaftsethik (IWE) Die vom Institut erstellten Spesenformulare werden nicht von allen Mitarbeitenden verwendet. Die Spesenbelege sind teilweise unübersichtlich, vereinzelt fehlen Quittungen.Bei Geschäftsessen sind nicht immer Teilnehmende und Zweck erwähnt. Damit ist nicht ersichtlich, inwiefern die Auslagen geschäftlich begründet sind.Eine Hotelrechnung enthält private Auslagen von 100 Franken. Der Prozess der Spesenabwicklung soll überarbeitet und für verbindlich erklärt werden. Privatausgaben werden zurückgefordert.
Institut für Customer Insight (ICI) Für vier Flugreisen wird First- und Businessklasse abgerechnet; laut Spesenreglement werden nur Flüge in der Economyklasse vergütet. In der Spesenabrechnung ist keine Kontrolle durch den direkten Vorgesetzten vorgesehen. Kontrolliert wird die Abrechnung von der Leiterin Administration. Das widerspricht den Weisungen des Rektorats. Bei Langstreckenflügen der Direktion wird Businessklasse gebucht wenn im Anschluss an den Flug dienstliche Aufgaben wahrzunehmen sind. Das sei durch eine Sonderregelung des Rektorats gestattet.
Forschungszentrum für Handelsmanagement (IRM) Es werden teilweise Spesen für Flugreisen in der Businessklasse abgerechnet.Auf Spesenbelegen sind bei Essen Zweck und Teilnehmende nicht aufgeführt. Direktor genehmigt sich die Spesen selber. Keine zweite Person hat visiert. Das Institut erstellt ein Spesenreglement, das die beanstandeten Punkte berücksichtigt.
Institut für Führung und Personalmanagement (IFPM) 117000 Franken Coaching-Honorare wurden an die Firma «Energy Factory» ausbezahlt. Es handelt sich dabei um ein Unternehmen, bei dem die Direktorin des Instituts Verwaltungsratspräsidentin ist. Das Institut will den Fall mit einem Rahmenvertrag regeln.
Institut für Accounting, Controlling und Auditing (ACA) Die Kreditkartenabrechnungen werden vom Karteninhaber und vom Sekretariat visiert. Der Karteninhaber gibt damit faktisch seine eigenen Spesen frei. Der Visierungsprozess wird angepasst.
Institut für Technologiemanagement (ITEM) Ein Professor hat je einen Laptop für sein Institutsbüro und für das Home Office angeschafft. Bei zwei am selben Tag besuchten Anlässen wurden durch einen Mitarbeitenden zweimal 2500 Franken bezogen. Das Tagesmaximum beträgt 2500 Franken. Bei einer Stiftungssratssitzung (Dauer: zwei Stunden) wurde der Maximalbetrag von 2500 Franken vergütet. Infrastruktur für Homeoffice wird in begründeten Fällen unterstützt.Ein Versehen. Zurückbezahlt. Einmaliger Fall. Vergütung auf Basis Vorbereitungsaufwand

Die kantonale Finanzkontrolle hat für das Jahr 2017 bei allen Instituten stichprobenweise Spesen- und Honorarrechnungen kontrolliert und ist dabei auf etliche Mängel gestossen. Die Liste reicht von unsauber abgerechneten Geschäftsessen über Erstklass-Flüge bis zu reglementswidrigen Honorarauszahlungen.

Regelmässig Business-Class und First geflogen

Viele Institute würden das Spesenreglement zu grosszügig auslegen, hält die Finanzkontrolle fest. So werde etwa die Vorgabe, dass «in der Regel Hotels der Mittelklasse» zu wählen seien, «unterschiedlich interpretiert».

Vom Grundsatz, dass Flüge in der Economyklasse gebucht werden müssen, werde «regelmässig abgewichen». «Aufgrund der Vielzahl von Feststellungen erachten wir ein koordiniertes Vorgehen zur Behebung der vorhanden Mängel als wichtig», hält die Finanzkontrolle fest.

Schon 2012 untersucht – und keine Mängel festgestellt

Der St.Galler Regierungsrat Stefan Kölliker. (Bild: Urs Bucher)

Der St.Galler Regierungsrat Stefan Kölliker. (Bild: Urs Bucher)

Laut Regierungsrat Stefan Kölliker, St.Galler Bildungschef und Präsident des Universitätsrates, hat die Finanzkontrolle die Spesenpraxis an der HSG bereits im Jahr 2012 untersucht. Damals seien keine wesentlichen Probleme festgestellt worden.

Dass das gleiche Kontrollorgan sechs Jahre später eine Vielzahl von Mängeln zutage fördert, wirft deshalb Fragen auf – zur Entwicklung der Spesenpraxis an der HSG, aber auch zur damaligen Vorgehensweise der Finanzkontrolle.

War ein Fall Sester nötig, damit bei der HSG genauer hingeschaut wird? Kölliker verneint dies:

«Die Revision des Universitätsgesetzes wurde bereits 2017 in die Wege geleitet, also bevor der Fall Sester publik wurde.»

Dies lasse sich belegen. Entsprechende Massnahmen seien bereits ergriffen worden, das Spesenreglement wurde bereits überarbeitet und in Kraft gesetzt, sagt Kölliker und hält zugleich fest: «Dass sich die Spesenpraxis abschliessend regeln lässt, ist eine Illusion.» Am Ende liege die Verantwortung bei jeder und jedem Einzelnen.

HSG-Rektor: «Wir waren betroffen von den Ergebnissen»

HSG-Rektor Thomas Bieger. (Bild: Urs Bucher)

HSG-Rektor Thomas Bieger. (Bild: Urs Bucher)

HSG-Rektor Thomas Bieger sagt auf Anfrage: «Wir waren betroffen von den Ergebnissen des Berichts. Er beinhaltet einzelne Fälle, die für uns nicht akzeptabel sind.»

Der Bericht liege der Universitätsleitung seit November 2018 vor. Einzelne Punkte seien deshalb bereits ins Spesenreglement aufgenommen worden und seit Anfang Februar wirksam.

Unter anderem gilt heute zwingend ein hierarchisch geregeltes Vieraugenprinzip bei der Visierung von Spesen. Zudem würden HSG-Angestellte im Umgang mit Spesen geschult.

Universitätsgesetz in Revision im Kantonsrat

«Wir sind uns bewusst, dass ein Kulturwandel nötig ist», sagt Bieger. Dieser Kulturwandel habe bereits eingesetzt, betont dazu Prorektor Kuno Schedler: «Wir haben festgestellt, dass die Institutsleitungen sehr sensibel und rasch auf den Bericht reagiert haben. Das hat Bewegung auf allen Ebenen ausgelöst.»

Noch ist unklar, wie sich der Bericht auf das Universitätsgesetz auswirken wird. Das Gesetz wird derzeit revidiert.

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