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Hilfe bei der Archivierung: Das Thurgauer Staatsarchiv greift den Gemeinden unter die Arme

Aktenflut und Digitalisierung überfordern viele Schulen, Kirchen und Gemeinden bei der Archivierung. Das Staatsarchiv bietet ihnen einen Dienst an. Die Nachfrage ist gross. Doch aus der Politik gibt es Kritik.
Silvan Meile
Adrian Oettli ist Leiter Archivdienst für Gemeinden beim Thurgauer Staatsarchiv. (Bild: Reto Martin)

Adrian Oettli ist Leiter Archivdienst für Gemeinden beim Thurgauer Staatsarchiv. (Bild: Reto Martin)

Hunderte von Jahren ging es gut. Doch jetzt ist Schluss. Die Archivierung von wichtigen Akten erlebt einen Wandel. Das Dokument auf Papier, das in einem Keller verstaut wird, um vielleicht jemals wieder herausgezupft zu werden, hat bald ausgedient. Die Zukunft gehört dem elektronischen Archiv. Auf Computerspeichern statt in Kartons überdauern die Dokumente künftig für die Nachwelt. Wie lange diese lesbar sind, weiss aber niemand genau.

Weil in den Gemeinden meist das Fachpersonal fehlt, um das eigene Archiv umzurüsten, greift ihnen der Kanton unter die Arme. Vor drei Jahren gleiste das Staatsarchiv Thurgau einen Archivdienst auf, um jenen zu helfen, die von Gesetz wegen ein Archiv führen müssen: politische Gemeinden, Bürgergemeinden, Schulgemeinden, evangelische und katholische Kirchgemeinden. Davon gibt es derzeit über 300, weiss Adrian Oettli, beim Staatsarchiv zuständig für den Archivdienst für die Gemeinden. Zählt er noch alle Gemeinden dazu, die seit 1803 etwa aufgrund von Fusionen verschwanden, um deren Archiv sich aber dennoch jemand kümmern müsse, sind es über 1000. «Uns geht die Arbeit nicht aus», sagt Oettli. Denn die Nachfrage nach dem Archivdienst des Kantons ist gross. Im laufenden Jahr ist dieses Projekt deshalb um weitere drei Jahre verlängert und eine zweite Stelle dafür bewilligt worden. Dennoch ist der Archivdienst für die Gemeinden bereits bis Ende 2019 ausgebucht.

Der Dienst ist finanziell selbsttragend

Der Kanton hilft den Gemeinden mit verschiedenen Schritten, wie Oettli anlässlich einer Sommermedienfahrt erklärt. Zuerst soll das bestehende Papierarchiv nach kantonalen Vorgaben sortiert und strukturiert, von Schmutz und allenfalls Schimmel befreit und alterungsbeständig verpackt werden. Ziel ist es, mit den künftigen Dokumenten auf eine rein digitale Aktenführung umzustellen. Dieses Archiv ist dann auf einem Server des Kantons beheimatet. «Das Wissen und die Infrastruktur des Kantons sollen den Gemeinden verfügbar gemacht werden», sagt Oettli. Je nach Grösse des Archivs koste das zwischen einigen Tausend bis wenigen 100 000 Franken. Die Archivierungsdienstleistung des Kantons sei finanziell selbsttragend. Löhne, Material, Spesen und Nutzung der Infrastruktur würden dem Kanton vergütet werden.

Niemand sonst führe aus dem Schlamassel

«Die Gemeinden können eine solche Digitalisierung nicht selber finanzieren», sagt Kantonsarchivar André Salathé. Selbst kleine Kantone hätten diesbezüglich Probleme. Als mittelgrosser Kanton könne sich der Thurgau mit Einbezug der Gemeinden eine professionelle digitale Archivierung jedoch leisten.

Überall löst die Hilfestellung des Thurgauer Staatsarchivs für die Gemeinden aber nicht Freude aus. In einer Interpellation sieht die Aadorfer CVP-Kantonsrätin Sabina Peter Köstli gar eine Kompetenzüberschreitung des Kantons. Das Staatsarchiv sei Aufsichtsorgan der Gemeinden. Mit dieser Dienstleistung führe der Kanton nun Arbeiten aus, die er selber beaufsichtigen sollte. Salathé hat kein Verständnis für diese Kritik. Seit Jahrzehnten fehlten dem Kanton die personellen Ressourcen für eine flächendeckende Kontrolle. «Wir wollen nun vielmehr einen Paradigmawechsel herbeiführen», sagt der Staatsarchivar. Unterstützung bringe mehr als Kontrolle, zumal das Archivwesen immer komplexer werde. Auch den Vorwurf, der Kanton konkurrenziere mit seiner Dienstleistung Anbieter auf dem freien Markt, lässt er nicht gelten. Denn diese Hilfestellung biete schlicht niemand an. Nur der Kanton führe die Gemeinden so ins digitale Zeitalter und aus ihrem derzeitigen Schlamassel.

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