Steuererklärung im Schredder

Kanton und Gemeinden arbeiten ab nächstem Jahr nur noch mit elektronisch erfassten Steuerdaten. Neue Steuerdossiers werden gescannt und anschliessend vernichtet. Grund: Die Steuerarchive der Gemeinden quellen über.

Christof Widmer
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Die Suche nach Steuerdossiers im Archiv gehört bald der Vergangenheit an. (Bild: Reto Martin)

Die Suche nach Steuerdossiers im Archiv gehört bald der Vergangenheit an. (Bild: Reto Martin)

FRAUENFELD. Für Steuererklärungen, die jetzt noch auf dem Weinfelder Steueramt landen, hat die Zukunft begonnen. Seit drei Wochen wandern sie nicht mehr in den Aktenschrank des Amts, sondern kommen auf der kantonalen Steuerverwaltung in Frauenfeld unter den Scanner. Das ganze Dossier mit Beilagen und Lohnausweisen wird dort digital erfasst und gespeichert. Weinfelden ist eine der Pilotgemeinden für die Digitalisierung aller Steuerdaten im Thurgau ab 2012, wie Sergio Midea, Leiter des Gemeindesteueramts, erklärt.

«Wir stellen unsere Prozesse total um», sagt Jakob Rütsche, Chef der kantonalen Steuerverwaltung. Das neue digitale Archiv und die Software für die Veranlagungen werden verknüpft sein. Rütsches Mitarbeitende werden keine Papierdossiers mehr auf ihren Schreibtischen haben. Künftig sitzen sie vor zwei grossen Bildschirmen. Auf dem einen läuft das Programm für die Steuerveranlagung. Der andere zeigt automatisch die nötigen Unterlagen an – etwa die Lohnausweise der letzten beiden Jahre. Das erspart den Gang ins Archiv und die Suche nach dem richtigen Dossier.

Archive stossen an Grenzen

Der Anstoss für die Digitalisierung kam von den Gemeinden. Sie müssen die Dossiers ihrer Steuerpflichtigen bis zu 25 Jahre lang aufbewahren. Vor allem seit die Steuererklärung jährlich eingereicht wird und nicht mehr alle zwei Jahre, wird der Platz knapp. Auch die Bewirtschaftung der Papierarchive sei aufwendig, sagt Midea. Als Vertreter des Verbands Thurgauer Gemeinden arbeitet er beim Digitalisierungsprojekt mit.

Das neue Verfahren bringe den Gemeinden keinen Mehraufwand, sagt Midea. Im Gegenteil: Die Gemeindebehörden müssen die Akten nur noch fürs Scannen vorbereiten und nach Frauenfeld schicken. Unter dem Strich werde Arbeitskapazität frei, sagt Midea. Diese wollen die Gemeinden nicht abbauen. Sie wollen vermehrt Steuerveranlagungen für die kantonale Steuerverwaltung machen. An dieser Unterstützung ist auch Rütsche interessiert. Die Steuerzahler wüssten so früher im Jahr, wie viel sie bezahlen müssen.

5 Franken pro Dossier

Da die neue Datenverarbeitung vor allem die Gemeinden davon entlastet, neuen Archivraum zu schaffen, müssen sie auch einen Beitrag an die Digitalisierung zahlen. Der beläuft sich auf 5 Franken pro Dossier. Bei 150 000 Veranlagungen sind das 750 000 Franken im Jahr.

Ihre bisherigen Archive können die Gemeinden aber nicht sofort auflösen. Der heutige Bestand wird nämlich nicht gescannt. Somit wird in 25 Jahren die letzte alte Steuererklärung aus dem Schrank in den Schredder wandern.

Vorerst zwischengelagert

Vernichtet werden aber die frisch gescannten Papierunterlagen. Die Steuerpflichtigen sollten jetzt also erst recht keine Originalbelege mehr einreichen. Bis das neue Steuergesetz (TZ vom 29. Oktober) in Kraft ist, lagert die Steuerverwaltung die neuen Dossiers noch zwischen. Damit will Rütsche auf Nummer sicher gehen, falls jemand zum Beispiel die Beweiskraft der elektronisch erfassten Daten in Zweifel ziehe. Solche Aspekte sind im neuen Steuergesetz noch klarer geregelt.