Ratgeber

Wozu dient eine Beglaubigung, und was ist eine Apostille?

Wegen der aktuellen Reisebeschränkungen kann ich einen Vertrag nicht im Ausland vor Ort unterschreiben und benötige deshalb eine beglaubigte Unterschrift «mit Apostille». Wozu dient die Beglaubigung, und was ist eine Apostille? Wo kann ich eine Beglaubigung mit Apostille anfertigen lassen, und was kostet das?

Silvan Bötschi*
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Silvan Bötschi.

Silvan Bötschi.

Die Beglaubigung ist eine notarielle Bestätigung. Be­stätigt wird meist die Über­einstimmung einer Kopie, Abschrift oder Übersetzung mit dem Originaldokument. Es kann aber auch bestätigt werden, dass eine Unterschrift von der unterschreibenden Person stammt.

Die Beglaubigung erfolgt als Vermerk unter Angabe von Ort, Datum und mit einem Stempel der Beglaubigungsperson. Dieser Vermerk wird möglichst auf dem Dokument, welches die Kopie, Abschrift oder Übersetzung bzw. die zu beglaubigende Unterschrift enthält, angebracht. Je nach Kanton wird die Beglaubigung von der Gemeindeverwaltung, vom Amtsnotariat oder von öffentlichen Notaren vorgenommen.

Zu unterscheiden ist die Beglaubigung von der öffent­lichen Beurkundung. Bei der öffentlichen Beurkundung werden in einem neu geschaffenen Schriftstück gewisse Angaben festgehalten, um ein bestimmtes Rechtsverhältnis zu sichern oder zu gestalten. Eine vom jeweiligen Kanton ermächtigte Urkundsperson gibt dazu in einem speziell geregelten Verfahren und teilweise unter Mitwirkung von Zeugen eine entsprechende Erklärung ab. Dadurch werden die betroffenen Personen vor übereiligen Handlungen geschützt und ein Beweismittel mit erhöhter Beweiskraft geschaffen (z.B. Grundstückkaufverträge oder Erbverträge).

Eine Überbeglaubigung

Ausländische Behörden oder Geschäftspartner wissen in der Regel nicht, wer in der Schweiz Beglaubigungen und Beurkundungen vornehmen darf. Häufig verlangen sie deshalb, dass durch eine zusätzliche Beglaubigung (sogenannte Überbeglaubigung) die Echtheit der Unterschrift und des Stempels sowie die Funktion der Beglaubigungs- bzw. Urkundsperson bestätigt wird.

Die Apostille ist eine besondere Form einer solchen Überbeglaubigung, die von derzeit 118 Staaten gestützt auf ein entsprechendes Abkommen international anerkannt und verwendet wird. Die Mitgliedstaaten dieses Abkommens gewährleisten, dass sie jedes mit einer Apostille versehene Dokument anerkennen, ohne eine zusätzliche Beglaubigung durch eine diplomatische oder konsularische Vertretung im Ursprungsland zu verlangen. In der Schweiz werden Apostillen in der Regel von den Staatskanzleien der Kantone ausgestellt.

In Ihrem Fall wird durch die Beglaubigung bestätigt, dass die geleistete Unterschrift von Ihnen stammt. Dazu wird Ihre Identität anhand eines Ausweises geprüft. Auf diese Weise kann der ausländische Vertragspartner sichergehen, dass der Vertrag tatsächlich von Ihnen unterschrieben wurde. Durch die Apostille besteht zudem Gewissheit, dass die Beglaubigungsperson zur Vornahme der Beglaubigung ermächtigt war.

Je nach Kanton betragen die Kosten pro beglaubigte Kopie ungefähr 20 Franken und die Kosten pro Apostille zwischen 20 und 50 Franken.

* Silvan Bötschi, MLaw, ist Rechtsanwalt und Notar, SchochMaierPartner; www.schochmaier.ch