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Passe ich mich bei Mails dem Stil des Absenders an?

Mir fällt auf, dass bei geschäftlichen Mails die Leute sehr unterschiedliche Anreden und Verabschiedungen verwenden. Von «Mit freundlichen Grüssen» oder «Lieben Grüssen» am Ende bis zu «Hallo» oder «Sehr geehrte Damen und Herren» zu Beginn. In der Regel passe ich mich an. Ist das richtig?
Doris Pfyl*

E-Mail ist das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel im geschäftlichen Bereich. Gegen 300 Milliarden an Mitteilungen werden täglich versandt. Trotz dieser enormen Menge und der Möglichkeit, unkompliziert und zu jeder Zeit Kontakt aufnehmen zu können, sollte die stilvolle Art der Kommunikation nicht verloren gehen.

Doris Pfyl

Doris Pfyl

Benimmregeln bei elektronischen Kommunikationsmitteln werden «Netikette» genannt – eine Kombination aus Net (englisch für Netz) und Etikette. Es gelten die gleichen Grundsätze wie bei einem Briefwechsel. Also wird auf eine korrekte Rechtschreibung geachtet. Auch ist es unanständig, in unserer Sprachregion jemanden ungefragt in einer E-Mail zu duzen. Natürlich darf die gewählte Form des Schreibenden aufgenommen werden. So wird im übertragenen Sinne das Kommunizieren auf Augenhöhe möglich.

Mit einem aussagekräftigen Betreff und einer korrekten Anrede beginnt eine stilvolle E-Mail. «Sehr geehrte/r» klingt auf Anhieb etwas verstaubt, kann aber bei einem Erstkontakt und je nach Empfänger durchaus seine Berechtigung haben. Überlegen Sie kurz, um wen es sich beim Empfänger handelt. «Guten Tag» ist eine neutrale und doch freundliche Anrede. Ich benutze diese selbst gerne. Sie wirkt nicht ganz so distanziert und formell wie oben erwähnte. In der Schweiz ist auch ein «Grüezi» als Anrede in Ordnung. Bei einem Kontakt ins benachbarte Ausland wirkt diese Form ebenfalls sympathisch. Selbstverständlich folgt dieser Anrede – wann immer möglich – auch der Name der Person.

«Beste Grüsse» geht immer

«Liebe/r» geht dann, wenn schon einige Kontakte stattgefunden haben. Wurde man mit dieser Anrede angeschrieben, ist es durchaus passend, in der gleichen Form zu antworten. «Hallo» wirkt eher unpersönlich und etwas fade. Diese Anrede lässt einiges offen. Wird nun in der Höflichkeits- oder in der Persönlichkeitsform kommuniziert? Verzichten Sie eher auf ein «Hallo»

Die Form der Verabschiedung sollte mit der Anrede korrespondieren. Zum «Sehr geehrte/r» passt «Freundliche Grüsse». Diese Form ist neutral, geschäftsmässig und korrekt. Einige empfinden sie als einfallslos. Sie kann also gerne etwas ausgeschmückt werden. Etwa: «Freundliche Grüsse aus dem Zugerland».

«Beste Grüsse» klingt vertrauter, zeigt aber immer noch Zurückhaltung und findet deshalb guten Einsatz in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. «Herzliche Grüsse» oder «Liebe Grüsse» sind sehr persönliche Formen des Abschieds. Sie passen, wenn Kontakte vorausgegangen sind und man sich freundschaftlich verbunden fühlt. Auf Abkürzungen sollte in der Geschäfts-Korrespondenz verzichtet werden. Ein «LG» lässt eventuell vermuten, dass zu wenig Zeit zur Verfügung stand, einen korrekten Abschiedsgruss zu formulieren.

* Doris Pfyl ist Knigge-Trainerin, Farb- und Modestilberaterin sowie Ausbildnerin des Schweizer Fachverbands FSFM, www.imagemodestil.ch

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