Monster Mailbox

Das Ergebnis ist niederschmetternd: «Ihre E-Mail-Produktivität ist auf einem verbesserungswürdigen Stand. Sie haben 50 Prozent des Punktemaximums erreicht», lautet die Auswertung meines persönlichen Mail-Assessments. Angeboten wird der Test auf der Homepage des Schweizerischen Produktivitätsinstituts in Bern (IPCH). Geschäftsführer Sieber & Partners haben in einer Studie belegt, dass die Zeitverschwendung durch E-Mails Schweizer Unternehmen Milliarden kostet; jeden Tag verbringen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer rund 1 Stunde 20 Minuten mit der Verwaltung der elektronischen Korrespondenz. Alfred Bertschinger, Soziologe und Produktivitätsexperte beim IPCH, weiss, wo die Zeitdiebe lauern.

Herr Bertschinger, haben die E-Mails uns im Griff und nicht umgekehrt?

Alfred Bertschinger: Ja, das ist leider oft der Fall. Das liegt daran, dass der elektronische Briefkasten zuerst zum privaten Gebrauch eingeführt wurde und erst dann auf den geschäftlichen Bereich übergegriffen hat. Dadurch wurden persönliche Vorlieben und Gewohnheiten übernommen, etwa die Länge der Mails, ohne dass wichtige Regeln aufgestellt wurden.

Der Blick in den Posteingang ist zum unverzichtbaren Ritual geworden, doch die Flut raubt uns oft den letzten Nerv. Wie werden wir wieder Meister unserer Mailbox?

Bertschinger: Indem wir uns an gewisse Verhaltensregeln zwingend halten, die von uns zu Beginn Disziplin verlangen, mit der Zeit aber in Fleisch und Blut übergehen: das betrifft das Abrufen der Mails, das Schreiben und Beantworten sowie das Verwalten der Nachrichten.

Als interessierte Zeitgenossin starte ich morgens als erstes die Mailbox, – ein falscher Automatismus ?

Bertschinger: Das Problem liegt nicht im Abrufen, sondern in der Selbstdisziplin: dass wir konsequent nur die dringendsten lesen – und zwar von unten nach oben – und die anderen strikt links liegen lassen und auf einen späteren Zeitpunkt terminieren. Effizienter wäre es, die ungelesenen Mails in Ordner zu verschieben und diese nach Fachgebiet und Priorität anzuschreiben und durch Flaggen zu kennzeichnen. Diese nicht dringenden Nachrichten können wir beispielsweise am Abend vor Büroschluss rasch durchsehen, «Müll» wird sofort gelöscht und hartnäckige, unerwünschte Absender unbesehen zu den Junk-Mails verschoben. Ziel ist es, die In-Box oder den Posteingang übersichtlich zu halten, es sollte keine Nachricht stehen bleiben. Und noch eine Regel: Jedes Mail nur einmal «anfassen»!

Wie oft sollte die Mailbox abgerufen werden?

Bertschinger: Zwei-, höchstens dreimal pro Tag. Sogenannte Zeitfenster, die wir individuell festlegen, haben sich bewährt: in einer kurzen Pause, zwischen zwei Sitzungen, zur Ablenkung nach einer anspruchsvollen Aufgabe. Wer Mühe damit hat, soll das Mail abschalten. Ebenso wichtig ist es, die Pop-ups auszuschalten, also die Alarmzeichen, die uns akustisch oder visuell das Eintreffen einer neuen Nachricht anzeigen, sie lenken nur ab oder machen neugierig. Wir nennen es den «Sägezahn-Effekt»: Jeder Unterbruch raubt uns zehn Minuten unserer Produktivität, bis wir den Faden wieder gefunden haben. Diese Disziplin hat noch einen weiteren Nutzen: Damit können wir die Erwartungshaltung der Absender selbst beeinflussen und sie zusagen «erziehen» – ein Versuch lohnt sich.

Welche Regeln gibt es zum Schriftverkehr?

Bertschinger: Wir müssen unterscheiden lernen: Welche Mails benötigen zur Beantwortung nur fünf Minuten, wann lohnt sich der Griff zum Telefon? Etwa, um eine schwierige Sachlage kurz zu erklären. Die Nachricht muss eine aussagekräftige Betreffzeile haben, der Inhalt sollte kurz, prägnant und vollständig sein – nur ein Thema pro Mail! –, aber doch gewisse Höflichkeitsformen haben wie Anrede und Grussformel. Schreibfehler sind peinlich. Ist der Verteiler aktuell, ist die Dringlichkeitsangabe wirklich angebracht? CC-Mails nur spärlich einsetzen. Zu lange Texte nerven ebenso wie Pingpong-Mails, die zwischen Absender und Empfänger hin- und her pendeln, weil sie missverständlich verfasst wurden. Viele Unternehmen haben übrigens Regeln aufgestellt für den Mailverkehr.

Oft vertrödelt man seine Zeit mit den immer gleichen Antworten…

Bertschinger: In diesem Fall haben sich Standardtexte bewährt, die man in Ordner exakt beschriftet ablegt. Ich habe mir zudem angewöhnt, gut formulierte Passagen anderer Mails, etwa in einer Fremdsprache oder wenn es um einen heiklen Sachverhalt geht, zu kopieren und griffbereit abzulegen. Das spart Zeit und hilft gegen «Aufschieberitis». Noch ein Wort zum Verwalten von Mails: Wer einmal einen halben Tag investiert und wichtige Mails nach Projekten, Namen, Tätigkeiten in Ordner ablegt, verliert weniger Zeit beim Suchen. Wegen der Übersichtlichkeit sollte es nicht mehr als drei Ebenen geben: Ordner, Unterordner und «Unterunterordner». Ordnung ist eben auch hier das halbe Leben…

www.ipch.ch Alfred Bertschinger gibt in St. Gallen regelmässig E-Mail-Kurse bei der Firma Digicomp: www.digicomp.ch