Die automatisierte Buchhaltung

EXPERTENTEXT
29. April 2017, 06:00
Die Zeiten sind vorbei, in denen Dokumente mühsam auf dem Postweg zwischen KMU-Betrieb und Treuhandbüro hin und her geschoben und die gleichen Daten mehrfach erfasst wurden – die Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung des Buchführungs- und Zahlungsprozesses. Ist der Treuhänder mit modernen Software-Systemen ausgerüstet, kann der KMU-Betrieb direkt auf seine Buchhaltung zugreifen: Diese wird auf dem Server des Treuhänders geführt und der Kunde hat über einen sicheren Login jederzeit Zugriff auf das System. Der Treuhänder stellt dem Kunden diejenigen Anwendungen zur Verfügung, die seinen Bedürfnissen entsprechen. So kann er zum Beispiel die Debitorenbuchhaltung selber führen, die Kreditoren- und Lohnbuchhaltung überlässt er dem Treuhänder. Die Dokumente werden elektronisch miteinander ausgetauscht. Doppelspurigkeiten fallen so weg und Arbeitsprozesse können effizient organisiert werden. Teure Investitionen in Buchhaltungsprogramme und IT-Unterhaltskosten entfallen, da diese beim Treuhänder als Servicepaket bezogen werden.

Der Treuhänder als Finanzberater und Sparringpartner
In der Praxis sieht der Vorgang beispielsweise so aus: Der Kunde scannt seine Rechnungen und übermittelt diese direkt in das Buchhaltungsprogramm des Treuhänders. Aufgrund der hinterlegten Stammdaten werden die übermittelten Belege automatisch kontiert und die Buchungen vorbereitet. Ein Mitarbeiter der Treuhandfirma überprüft die automatisierte Vorerfassung und gibt die Buchungen frei. Für Kreditoren werden Zahlungsaufträge erstellt und direkt in das E-Banking des Kunden geladen. Dort kontrolliert der Kunde die Zahlung und gibt diese frei. Debitorenzahlungen werden automatisch verbucht und der Kunde hat jederzeit die Übersicht über die offenen Kundenrechnungen. Der Treuhänder soll aber auch in Zukunft die Vertrauensperson des Unternehmers sein. Gerade durch die Automatisierung bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung. Der moderne Treuhänder ist heute der externe Finanzberater und der Sparringpartner des Unternehmers und nicht mehr ein Belegabtipper.

 

Person

Patrik Ulmann ist Mitinhaber und Geschäftsführer der Orbeco Unternehmensberatung AG mit Sitz in St. Gallen und Appenzell – einem Treuhandunternehmen, das auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert ist. Ulmann ist diplomierter Treuhandexperte und hat Betriebsökonomie studiert. (pd)  

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